خطوات مهمة لاستمرارية الأعمال وسط تفشي الجائحة العالمية

جمعية البنوك اليمنية - صنعاء بتاريخ: 2020/07/09

كاتب المقالة : ماجد محمد القوسي*

ان الازمة الحالية مختلفة عن الازمات السابقة كالازمة المالية التي حدثت في العام 2008 وكذا الحروب التي يمكن قياس المخاطر وتوقع التوقيت المناسب لزوال المخاطر ولكن مع هذا النوع من الازمات اجدها اكثر تعقيدا وعمقا على عالم المال والاعمال ولهذا يجب على الادارات المختصة في الشركات اتباع الخطوات التالية للحد من تدفق المخاطر المحتملة على الشركات التجارية والخدمية في اليمن او الشرق الاوسط وهي كما يلي :

إجراء تحليل لتأثير الأعمال (BIA).

يمكن أن يساعد تحليل تاثير الاعمال مؤسستك على تحديد وتقييم الآثار المحتملة للفيروس التاجي على العمليات التجارية. تتضمن هذه العملية إجراء تحليل للثغرات لتقييم مدى استعداد مؤسستك للعمليات المستمرة, عند إجراء هذا التحليل ضع في الاعتبار التأثير على مجموعات أصحاب المصلحة التالية:

الموظفون - يجب أن تكون قوتك العاملة مصدر قلقك الأهم,حيث يمكن أن يكون لكيفية إدارة موظفيك الآن تأثير طويل المدى على ولاء الموظفين والاحتفاظ بهم. ابدأ بتحديد العمليات "ذات الأهمية الحاسمة" والموظفين الذين ينفذونها. بعد ذلك ، حدد ما إذا كان يجب إجراء هذه العمليات على فرضية أو إذا كان من الممكن إجراؤها عن بُعد. ضع في اعتبارك أيضًا أي إجراءات تسمح لمعظم مؤسستك بالعمل عن بُعد. من الضروري البدء في بناء القدرات الاحتياطية حيث من المحتمل أن يصاب جزء من القوى العاملة لديك بالمرض بسبب الفيروس.

العملاء - كيف تستجيب مؤسستك لعملائها وتخدمهم الآن أمر بالغ الأهمية لبناء ولاء طويل الأمد, يمكن أن تتسبب إحدى الأخطاء في حدوث ضرر طويل الأمد للسمعة, تراقب عن كثب مستويات ديون العملاء وتقييم بانتظام مخاطر الائتمان الخاصة بهم. لا تستخدم درجات ائتمان قياسية ليست دقيقة الآن ، ولكن درجات غير تقليدية ستساعدك في تحديد ما إذا كان العميل سيبقى قلقًا بعد عودة الوضع الطبيعي.

الموردون - مع تعطل سلاسل التوريد العالمية ، يجب عليك تحديد التوريدات أو الموردين "ذات الأهمية الحاسمة" للحفاظ على تشغيل عملياتك, قم بمراجعة جميع عقود الموردين الخاصة بك ، وفهم الآثار المترتبة عليها وتحديد ما إذا كانت هناك طرق أخرى لمواصلة عملياتك إذا لم يتمكن أحد الموردين من تسليم البضائع, لقد حان الوقت لإعادة التفكير في كل شيء وإعادة النظر فيه, هذه هي فرصتك لتحدي التفكير التقليدي وتشجيع الابتكار والإبداع.

بناء السيناريوهات (النمذجة)

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء نماذج لسيناريوهات الحالة "الأسوأ" و "الأكثر احتمالًا". وهذا يوفر مجموعة كافية من النتائج للأعمال للنظر فيها. على سبيل المثال ، إذا نظرت إلى مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسية لديك والمخاطر التي حددتها لكل منها ، يجب أن تكون قادرًا على تحديد النتائج الاستراتيجية والتشغيلية والمالية المحتملة للأشهر الثلاثة أو الستة أو الاثني عشر القادمة. تعد أداة تخطيط سيناريو CGMA موردًا رائعًا لإرشادك خلال هذه العملية. لا تنس أيضًا أن تنظر إلى المخاطر الصاعدة. قد تكون هناك نماذج أعمال بديلة أو طرق جديدة لخدمة عملائك.

إجراء تحليل المخاطر ورسم الخرائط.

في هذه الخطوة ، يجب مراعاة السيناريوهات (التي تم إنشاؤها في الخطوة الثانية أعلاه) لمساعدتك في تحديد المخاطر الجديدة, حيث سيساعدك ذلك على بناء سيناريوهات قوية. ضع في اعتبارك أيضًا المخاطر المحتملة الأخرى - بما في ذلك المخاطر المالية والاستراتيجية والتشغيلية والخارجية - واحتمال حدوثها.

ضمان المواءمة التنظيمية والتواصل.

إذا لم يكن لدى مؤسستك فريق للاستجابة السريعة حتى الآن ، فقم بإنشاء فريق استجابة متعدد الوظائف لمواجهة الجائحة, سيضمن ذلك التوافق التنظيمي حول الأهداف الرئيسية للمؤسسة وستحتاج أيضًا إلى التأكد من وجود الموافقات لتنفيذ خطة الاستمرارية التي تتوافق مع متطلبات الحوكمة.

التواصل مع أصحاب المصلحة هو أيضا خطوة حيوية لكل خطة عمل مستمرة BCP,من خلال تحديد المحتوى والتكرار الذي تريد الاتصال به مع مجموعات أصحاب المصلحة الخاصة بك, من المفيد للغاية إنشاء صفحات مقصودة محددة للموظفين والعملاء والمستثمرين ، وما إلى ذلك ، بالموارد والإرشادات.

وضع خطة عمل مع المراقبة المستمرة.

وضع خطة عمل مع مراقبة مستمرة بشكل فاعل والاعتماد أيضًا على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للعمليات ذات الأولوية ستودي حتماً الى زيادة وتيرة قياس ومراقبة السيولة والمبيعات والمخزون وما إلى ذلك يوميًا و / أو أسبوعيًا, وذلك للا ستفادة من تغذية البيانات للاستجابات السريعة للمخاطر المتغيرة ومحاولة لتمكين التنبؤ المستمر في الوظائف الرئيسية والحفاظ على الضبط الوظيفي كما سبق ذكره ، فإن السيولة هي المفتاح و من المهم أيضًا عدم اغفال القوى العاملة ، والقدرة على الاستمرار في خدمة العملاء ، وكذلك الحفاظ على خطوط الإنتاج وسلسلة التوريد مفتوحة قدر الامكان.

جنبنا الله واياكم كل مكروه وازال الغمة عن شعوب الارض في القريب العاجل , وليكن شعارنا جميعا "اذا قامت القيامة وفي يد احدكم فسلة فليغرسها" صدق رسول الله .

* الامين العام لجمعية المحاسبين القانونيين اليمنيين